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Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è BANAL SERVICE S.R.L., Località Isoletta 1, Pietramurata – 38074 Dro (TN), C.F./P. IVA 01804370227. Per richieste privacy: alessandro.banal@banalservice.com.
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Dati consultati tramite Google
Quando l’utente collega Gmail, Mail CRM può accedere, nei limiti delle autorizzazioni concesse, a:
- identificativo dell’account, nome visualizzato e indirizzo email;
- cartelle, etichette e informazioni della casella;
- elenco dei messaggi e relativi metadati, inclusi mittente, destinatari, oggetto, date, anteprima e stato letto/non letto;
- contenuto dei messaggi e allegati quando l’utente li apre o ne richiede il download;
- dati necessari per inviare, rispondere, inoltrare, spostare, contrassegnare o cestinare messaggi.
Mail CRM non raccoglie né conserva la password Google. L’autenticazione avviene sulle pagine ufficiali di Google tramite OAuth.
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Finalità e modalità di utilizzo
I dati vengono trattati esclusivamente per:
- collegare la casella scelta dall’utente al proprio profilo CRM;
- mostrare cartelle, messaggi, contenuti e allegati richiesti;
- eseguire le azioni di posta avviate dall’utente;
- mantenere attiva la connessione autorizzata e proteggerla da accessi non consentiti;
- fornire assistenza tecnica e prevenire abusi o anomalie di sicurezza.
I dati Google non vengono utilizzati per pubblicità, profilazione, valutazioni creditizie, addestramento di modelli di intelligenza artificiale o vendita a terzi.
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Conservazione dei dati
Il broker conserva l’identificativo della connessione, l’indirizzo email, il nome visualizzato, gli ambiti autorizzati e i token OAuth necessari al funzionamento. I token OAuth sono conservati in forma cifratae per il tempo in cui la connessione resta attiva o finché l’utente non ne richiede la revoca o la cancellazione.
Le operazioni OAuth temporanee e i riferimenti monouso hanno durata breve e vengono eliminati dopo la scadenza. Il broker tratta contenuti e allegati per rispondere alla richiesta dell’utente; non li archivia come copia autonoma della casella. Eventuali dati tecnici e backup sono conservati solo per il periodo necessario a sicurezza, continuità operativa e obblighi di legge.
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Condivisione e destinatari
I dati non vengono venduti. Possono essere comunicati esclusivamente a:
- Google o Microsoft per eseguire autenticazione e operazioni di posta richieste;
- fornitori tecnici che ospitano o supportano il CRM e il broker, vincolati da obblighi di riservatezza e protezione dei dati;
- autorità o soggetti legittimati quando richiesto dalla legge.
Il contenuto della posta non viene condiviso con terzi per finalità commerciali, pubblicitarie o diverse dal servizio richiesto.
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Misure di sicurezza
Mail CRM utilizza connessioni HTTPS, OAuth 2.0, cifratura dei token a riposo, richieste firmate tra CRM e broker, riferimenti monouso con scadenza, controlli di autorizzazione e limitazione dell’accesso ai soli utenti abilitati. Le password non transitano nei sistemi Mail CRM.
Nessun sistema può garantire sicurezza assoluta; eventuali incidenti sono gestiti secondo le procedure applicabili e comunicati agli interessati quando previsto dalla normativa.
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Revoca, cancellazione e diritti
L’utente può in qualsiasi momento:
- scollegare la casella dal CRM;
- revocare l’accesso dalle impostazioni di sicurezza del proprio account Google o Microsoft;
- chiedere conferma, accesso, rettifica, limitazione o cancellazione dei dati associati alla connessione;
- opporsi al trattamento nei casi previsti e proporre reclamo all’autorità di controllo competente.
Le richieste possono essere inviate a alessandro.banal@banalservice.com. La revoca impedisce le nuove operazioni sulla casella; la cancellazione dei dati tecnici viene eseguita compatibilmente con obblighi di legge, sicurezza e tempi tecnici dei backup.
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Modifiche all’informativa
Questa informativa può essere aggiornata in caso di variazioni del servizio, delle autorizzazioni richieste o della normativa. Le modifiche sostanziali saranno rese visibili e, quando necessario, sottoposte a nuovo consenso prima di utilizzare i dati per finalità diverse da quelle qui descritte.